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Gestion d'un événement

Par Christophe Bazin
• 7 articles

Les participants

Vous pouvez facilement : ajouter, supprimer et modifier vos participants dans un onglet qui leur est dédié. Vous pouvez également voir leur statut d’inscription et le statut des mails envoyés. Pour ajouter des participants :  - Cliquez sur ajouter des participants  - Vous pouvez ajouter seulement des participants individuellement en intégrant leur adresse mail  - Vous pouvez ajouter des participants en masse depuis un fichier Excel (suivre les indications notées): Télécharger le modèle, remplir les champs, et importer le fichier dans Wisembly  Pour modifier ou supprimer un participant :  - Cliquez sur les trois points à droite du participant  - Cliquez sur retirer si vous souhaitez le supprimer  - Cliquez sur éditer pour le modifier Les statuts d’inscription :  - Inscription validée : le participant a rempli le formulaire d’inscription  - Invitation acceptée : le participant a cliqué sur je participe, mais n’a pas fini le processus d’inscription. Il n’est donc pas confirmé comme participant à l’événement  - Désinscrit : le participant s’est désinscrit de l’événement et ne recevra plus de communication lié à celui-ci  - Invitation déclinée : le participant ne participe pas à l’événement mais peut recevoir les communications liées à celui-ci - Invitation non renseignée : le participant n’a pas répondu à l’invitation  Enfin, vous pouvez à tout moment télécharger le fichier export comprenant les données de vos participants. Ce fichier export, peut être réimporter s’il y a des changements à effectuer dessus. 

Dernière mise à jour le Jan 30, 2026

Les équipes

Sur Wisembly, les fonctionnalités liées à la définition et à la gestion des équipes permettent de structurer et d’organiser les membres de l’équipe en différents groupes pour faciliter la collaboration et l’interaction. Pour ajouter des membres de l’équipe :  - Cliquer sur ajouter des membres  - Pour ajouter seulement quelques membres, ajout manuel en intégrant leur adresse mail  - Pour ajouter des membres en masse, les ajouter depuis un fichier Excel (Remplir au moins l’adresse mail de vos membres) - Télécharger le modèle  - Importer votre fichier dans Wisembly  Pour modifier ou supprimer un membre de l’équipe  :  - Cliquer sur les trois points à droite du membre de l’équipe - Cliquer sur retirer si vous souhaitez le supprimer  - Cliquer sur éditer pour le modifier Les rôles :  - Propriétaire de la licence : le membre de l’équipe peut créer les événements et les paramétrer - Administrateur : le membre de l’équipe à tous les droits sur la plateforme afin de la configurer et de la gérer le jour J. Il peut paramétrer les événements et les dupliquer, mais ne peut pas les créer - Co administrateur : le membre de l’équipe est automatiquement désigné comme administrateur si sur la licence il est en co-administrateur - Modérateur : le membre de l’équipe à les droits pour accéder à la modération durant la session live afin de gérer les messages et les valider ou les supprimer. Il peut ainsi animer un événement (interactivités, modération du chat, lancement des médias) mais ne peut pas paramétrer l’événement - Animateur : le membre de l’équipe peut animer un événement (interactivités, lancement des médias) mais ne peut pas paramétrer l’événement ni modérer le chat. L’animateur est un rôle spécifique pour les événements en présentiel - Intervenant : personne qui va intervenir lors de l’événement à distance, il peut partager un pdf, le faire avancer, reculer.  - Agent d’accueil : le membre de l’équipe à des droits pour accéder à l’interface de scan des badges des participants. Il peut scanner les badges, rechercher un participant manuellement pour valider sa présence, ajouter un nouveau participant et accéder aux statistiques des scans.

Dernière mise à jour le Jan 30, 2026

Définition des rôles des membres de l’équipe

🛠️ Configuration du Live - Configurer le Chat : 🔑 Administrateur / co-admin - Configurer les votes et formulaires : 🔑 Administrateur / co-admin - Configurer la visioconférence : 🔑 Administrateur / co-admin - Lancer la visioconférence : 🔑 Administrateur / co-admin, 🎤 Animateur, 🛡️ Modérateur - Lancer les médias : 🔑 Administrateur / co-admin, 🎤 Animateur, 🛡️ Modérateur, 👤 Intervenant - Lancer un vote / consulter le résultat : 🔑 Administrateur / co-admin, 🎤 Animateur, 🛡️ Modérateur - Lancer un quiz : 🔑 Administrateur / co-admin, 🎤 Animateur, 🛡️ Modérateur - Lancer un formulaire : 🔑 Administrateur / co-admin, 🎤 Animateur, 🛡️ Modérateur - « Présentiel » Lancer l'écran de projection : 🔑 Administrateur / co-admin, 🎤 Animateur, 🛡️ Modérateur 💬 Actions possibles (Chat et Modération) - Publier un message : Tout le monde - Mettre en avant un message : 🔑 Administrateur / co-admin, 🎤 Animateur, 🛡️ Modérateur - Commenter un message : Tout le monde - Editer un message : 🔑 Administrateur / co-admin, 🛡️ Modérateur - Supprimer un message : 🔑 Administrateur / co-admin, 🛡️ Modérateur - Epingler un message : 🔑 Administrateur / co-admin, 🛡️ Modérateur - Réagir à un message : Tout le monde - Mettre en favoris : 🔑 Administrateur / co-admin, 🎤 Animateur, 🛡️ Modérateur, 👤 Intervenant - Modérer le Chat : 🔑 Administrateur / co-admin, 🛡️ Modérateur - Ajouter des tags : 🔑 Administrateur / co-admin, 🎤 Animateur, 🛡️ Modérateur - Traiter un message : 🔑 Administrateur / co-admin, 🎤 Animateur, 🛡️ Modérateur - Filtrer des messages : 🔑 Administrateur / co-admin, 🎤 Animateur, 🛡️ Modérateur, 👤 Intervenant - Filtrer les messages en favoris : 🔑 Administrateur / co-admin, 🎤 Animateur, 🛡️ Modérateur, 👤 Intervenant - Répondre à un vote, quiz et formulaire : Tout le monde - Télécharger un document : Tout le monde 👤 Mode de participation - Information du compte : Tout le monde - Pseudo : 🔑 Administrateur / co-admin, 🎤 Animateur, 👤 Intervenant - Anonyme : 🔑 Administrateur / co-admin, 🎤 Animateur, 👤 Intervenant - Au nom de l'événement : 🔑 Administrateur / co-admin - Participer à une visioconférence : Tout le monde - Action de régie vidéo : 🔑 Administrateur / co-admin - Monter sur scène (selon le service de visio) : 🔑 Administrateur / co-admin, 🎤 Animateur, 🛡️ Modérateur, 👤 Intervenant - Visionner un médias (image, pdf ect…) : Tout le monde

Dernière mise à jour le Jan 30, 2026

Communication (mails)

Vous pouvez gérer vos communications concernant vos événements sur la plateforme, pour cela cliquer sur créer un e-mail en haut à droite. Plusieurs modèles vous seront proposés : - Personnalisé : Vous créez totalement votre communication avec les boutons que vous souhaitez - Confirmation d’inscription : Si l’inscription est activée, le participant recevra un mail qui confirme son inscription (Si le processus d’inscription est finalisé par le participant) - Invitation : Vous communiquez les informations de votre événement et invitez vos participants - Relance d’invitation : Vous réalisez une relance de votre invitation - Rappel : Vous programmez des mails de rappel selon la date d’expédition que vous souhaitez avant l’événement - Compte – rendu : Vous communiquez au sujet de votre replay - Attestation de présence : Vous générez et communiquez une attestation de présence pour vos participants - Badge d’accès : Si la fonctionnalité badge est activée, le participant recevra par mail ses badges d’accès pour votre événement Lorsque vous créez votre email vous retrouvez trois parties : A. Onglet Général Vous retrouvez : - Le nom de l’e-mail : ce nom vous permettra de retrouver votre mail de votre liste de communication - Date d’expédition : vous pouvez choisir un événement déclencheur -> “après invitation”, “après une invitation acceptée”, “après une invitation déclinée”, “après une désinscription”, “après une inscription validée”, “avant l’événement”, ”après l’événement”. Vous pouvez également choisir une date personnalisée. - L’objet de votre mail : que vous pouvez définir comme vous le souhaitez avec l’aide des balises - Les destinataires de votre e-mail : selon des segments prédéfinis par Wisembly -> Tous les participants, les participants ayant accepté l’invitation, les participants ayant renseigné le formulaire d’inscription, les participants ayant décliné l’invitation, les participants n’ayant pas répondu à l’invitation, les participants en présentiel,  participants à distance, participants ayant scanné leur badge, les membres de l’équipe, les participants s’étant désinscrits de l’événement. À savoir que vous pouvez créer vos propres segments et les retrouver dans cette même liste suite à leur création. - Le nom de l’expéditeur : vous pouvez le modifier - L’adresse de l’expéditeur : cette adresse sera toujours notification@wisembly.com, si vous souhaitez changer l’adresse de l’expéditeur cela est possible sous demande de votre part à savoir qu’il s’agit d’un service supplémentaire - Adresse de réponse : vous pouvez le modifier B. Onglet contenu Dans cet onglet vous vous occupez du fond de votre mail sur différents champs : - L’en-tête - Le contenu du corps de mail - Le contenu du pied de page - L’ajout ou non d’une pièce jointe - L’ajout, la suppression, la modification des boutons d’action : Accès à l’événement (page de l’événement), Voir le replay, Le badge d’accès, le badges d’accès invités, accès à la session (live), je participe, je ne participe pas, voir mon inscription - La fonctionnalité d’ajouter pour les participants l’événement à leur calendrier - Si besoin, vous pouvez pousser la personnalisation de vos emails en codant le HTML de votre e-mail. C. Onglet Apparence Dans cet onglet vous vous occupez de la forme de votre mail sur différents champs : - Le logo ainsi que sa largeur - L’ajout d’une bannière - Les changements de couleurs : l’arrière-plan de l’e-mail, l’arrière-plan du contenu, couleur du texte, nuance de gris, couleur des boutons d’actions et la couleur du texte des boutons. En cliquant sur l’icône téléphone portable en haut à droite de voir l’aperçu mobile. Vous pouvez également vous envoyer des tests de mail pour avoir l’aperçu participant. En cliquant à droite sur les boutons d’une communication ciblée : - Vous pouvez modifier votre mail : tant que votre mail n’a pas le statut “envoyé”, vous pouvez modifier et/ou supprimer des champs dans votre mail avant envoi, même si ce dernier est programmé à l’envoi. - Vous pouvez voir un aperçu de votre communication en cliquant sur “prévisualiser” - Vous pouvez dupliquer votre communication - Vous pouvez supprimer votre communication Pour programmer l’envoi, cliquez sur « Programmer l’envoi ».

Dernière mise à jour le Jan 30, 2026

Inscription

Si votre événement nécessite une inscription de la part de vos participants, il faut activer l’option dans l’onglet « inscription » 1. Champs personnalisés :  - Les champs sont modifiables  - Les champs peuvent être requis ou non pour vos participants, pour cela il vous suffit de cocher la case bleue.  - Les champs déjà intégrés peuvent être supprimés  - Le seul champ qui ne peut pas être modifié ni supprimé est le champ email, car il est nécessaire pour la connexion du client à la plateforme - Vous pouvez ordonner vos champs pour personnaliser au maximum votre formulaire Si un champ manque il peut être créé :  - Cliquer sur ajouter un champ  - Cliquer sur créer un champ personnalisé  - Choisir le nom, le type et le texte d’aide si besoin pour le champ souhaité Un mail de confirmation d’inscription sera automatiquement envoyé à l’issue de l’inscription. 2. Autres options  - Limiter le nombre d’inscription : La jauge sera visible sur la page de l’événement - Authentification obligatoire pour s’inscrire : Si cette option est activée, les participants doivent se connecter ou se créer un compte pour pouvoir s’inscrire - Permettre à un participant d’ajouter des invités et leur attribuer un badge d’accès : Si cette option est activé, les participants peuvent ajouter des invités et recevoir leur badge d’accès - Activer les trackers d’inscription : si cette option est activée, la source, la campagne et l’origine de l’utilisateur peuvent être suivies lors de l’enregistrement de l’utilisateur.

Dernière mise à jour le Jan 30, 2026

Les statistiques

Retrouvez vos données KPI dans l’onglet Statistiques pendant l’organisation de votre événement et à la suite de ce dernier Ces données sont présentées sous forme de graphiques, de tableaux, ou de rapports téléchargeables. Les données disponibles sont les suivantes : 1. Connexions : nombre et pourcentage du nombre de connexions anonymes et identifiées, le taux de participation et le nombre de participants actifs. 2. Messages : (option à activer) nombre de messages ayant reçu des réactions et la moyenne des messages par participant est disponible. Le nombre et le pourcentage de messages publiés, les réactions, les favoris, les messages affichés, les messages traités, les messages supprimés et les messages tagués sont également disponibles. Tout comme le pourcentage concernant les appareils utilisés : ordinateur, tablette, smartphone. 3. Réactions : (option à activer) réactions positives, neutres et négatives. Également le nombre total de réactions envoyées et le nombre de réactions envoyées par catégorie d’utilisateurs. 4. Moods : (option à activer) nombre total de moods postés par les participants. 5. Les votes : les participants identifiés, les participants anonymes, les réponses et le taux de participation. 1. L’engagement : Les données sont régulièrement calculées et donnent une idée générale de l’engagement et de l’adhésion de l’audience sur la globalité du Wiz. 2. Connexion : le nombre total de connexions sur toute la durée d’ouverture de votre live (phase amont, live, replay) et tout utilisateurs confondus : participants et administrateurs. 3. Le nombre maximum de connexions ouvertes en simultané à instant T 4. L’engagement moyen de vos participants sur le live 5. Le temps moyen passé de vos participants sur le live 6. Le temps moyen de décrochage : le temps moyen pendant lequel, un participant est pleinement présent et actif sur un live, avant de le quitter temporairement ou non (pour changer d’application sur son mobile, fermer l’onglet…). 6. Croisement des données : Messages, votes, questionnaires et quiz avec le nombre de vos participants. 7. Export : les messages (Exporter tous les messages avec le nom de l’auteur, les réactions, les commentaires associés et les images), les connexions, les votes, questionnaires, quiz, ainsi que les replays. Toutes ces données sont exportables au format XLS.

Dernière mise à jour le Jan 30, 2026