Expiration des Invitations (mails)

Qu'est-ce que l'expiration des invitations ?

L'expiration des invitations vous permet de définir une date limite pour accéder au formulaire d'inscription de votre événement via un lien d'invitation envoyé par email.

• ✅ Vous envoyez un email d'invitation avec un délai (ex: 48 heures)

• ⏱️ Le participant a ce délai pour cliquer sur le lien et s'inscrire

• ❌ Passé ce délai, un blocage est visible pour le participant l'empêchant d'accéder au formulaire d'inscription

• 🔄 Vous pouvez réactiver l'invitation à tout moment

Parcours rapide pour vous :

Parcours pour le participant :

Comment ça marche ?

Étape 1️⃣ : Activer l'expiration des invitations (une seule fois)

Où ? Dans votre événement > Inscription

1. Descendez jusqu'à la section **"**💌 Gestion des invitations"

2. Activez l'option **"**⏱️ Activer l'expiration des invitations"

3. Sauvegarde automatique

✅ C'est fait ! L'option est maintenant disponible pour tous vos emails d'invitation.

💡 Bon à savoir : Vous n'activez cette option qu'une seule fois pour votre événement. Ensuite, vous configurez le délai dans chaque email.

Étape 2️⃣ : Configurer l'expiration dans un email

Où ? Dans votre événement > Communication > Créer un email d'invitation

1. Créez votre email (ou modifiez un email existant)

2. Dans les paramètres, cochez **"**☑ Définir une expiration pour cette invitation" 

3. Choisissez la durée :

   • Saisissez un nombre (ex: 48)

   • Sélectionnez l'unité : Heures / Jours / Semaines  

4. Vérifiez le message qui s'affiche :

"L'invitation expirera 48 heures après son envoi"

1. Cliquez sur "Programmer" 

✅ C'est configuré ! Tous les participants qui recevront cet email auront 48h pour s'inscrire.

Étape 3️⃣ : Suivre l'état des invitations

Où ? Dans votre événement > Participants

Vous verrez un badge de couleur pour chaque participant :

Badge

Signification

Action disponible

🟢 Active

L'invitation est valide

Prolonger

🟢 Inscrit

Le participant s'est inscrit à temps

—

🔴 Expirée

Le délai est dépassé

Réactiver

🔵 Réactivée

Vous avez prolongé le délai

Prolonger

Étape 4️⃣ : Réactiver une invitation expirée

Situation : Un participant n'a pas pu s'inscrire à temps.

Solution : Réactivez son invitation en 3 clics !

1. Dans Participants, trouvez le participant avec le statut d'inscription "Invitation acceptée"

2. Cliquez sur le menu ⋮ (trois points) à droite de son nom

3. Sélectionnez "Afficher"

4. Une fenêtre s'ouvre

5. Menu "Etat de l'invitation"

Choix 1 : Délai à partir de maintenant (recommandé)

1. Laissez sélectionné **"**⏱️ Définir un délai à partir de maintenant"

2. Cliquez sur "Continuer"

3. Choisissez une durée rapide :

   • [48h] pour 2 jours

   • [7j] pour une semaine

   • Ou personnalisez : [72] [Heures]  

4. Vérifiez la nouvelle date d'expiration affichée

5. Cliquez sur "Valider"

6. Confirmez dans la fenêtre récapitulative

✅ Vous devrez renvoyer le mail manuellement !

Choix 2 : Date et heure précise

1. Sélectionnez **"**📅 Choisir une date et heure précise"

2. Cliquez sur "Continuer"

3. Saisissez la date : 15/10/2025

4. Saisissez l'heure : 18:00

5. Vérifiez la nouvelle date d'expiration

6. Cliquez sur "Valider"

7. Confirmez

✅ Vous devrez renvoyer le mail manuellement !

Étape 5️⃣ : Prolonger une invitation active

Situation : Un participant a besoin de plus de temps mais son invitation n'a pas encore expiré.

Solution : Prolongez son invitation !

1. Dans Communications, trouvez le mail avec une expiration activée

2. Cliquez sur le menu ⋮ à droite

3. Sélectionnez **"**⏱️ Prolonger l'expiration"

4. Suivez les mêmes étapes que pour la réactivation

✅ La date d'expiration est mise à jour sans que le participant ait besoin de recevoir un nouvel email (sauf si vous le souhaitez).